FAQ ESOP & VSOP – Häufige Fragen vom Anwalt

General questions

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Why should you consider an employee share ownership program?

Mitarbeiterbeteiligungen sind gleich aus mehreren Gründen ein geeignetes Instrument zur Personalentwicklung. In Kurzform die wichtigsten: Zum einen motivieren sie Mitarbeiter, indem sie ihnen eine Identifikation mit ihrem Unternehmen ermöglichen. Zum anderen hat der Arbeitnehmer die Chance auf einen potenziell großen finanziellen Vorteil. Gute Beschäftigte bleiben durch Beteiligungsprogramme länger im Unternehmen (Personalbindung), auch, um ihre Vorteile durch die Beteiligung zu realisieren.

What is the difference between virtual shares, VSOP, stock options, ESOP and phantom shares?

Virtuelle Anteile werden innerhalb eines „Virtual Stock Option Plan“, kurz VSOP, vergeben. Der Virtual Stock Option Plan (VSOP) bildet also das Rahmenwerk für die Ausgabe virtueller Anteile. Begriffe wie Phantom Shares oder Phantom Stock werden oftmals als Synonyme zu virtuellen Anteilen verwendet. Der Begriff ESOP, d.h. "Employee Stock Option Plan", wird häufig für jegliche Art der Mitarbeiterbeteiligungen verwendet. Oftmals werden - im Vergleich zum VSOP - mit dem ESOP reale Unternehmensanteile bzw. die Option auf reale Anteile verbunden.

What is the difference between ESOP and VSOP?

Beim ESOP erhält der Mitarbeiter eine Option auf echte Anteile (Aktien oder GmbH-Beteiligung). Er wird Gesellschafter, hat Stimmrechte und ist an Gewinnausschüttungen beteiligt. Beim VSOP erhält der Mitarbeiter “nur” virtuelle Anteile. Er bekommt je nach Vereinbarung ebenfalls einen entsprechenden Anteil am Gewinn und an einem eventuellen Exit-Erlös. Dabei wird er aber nie Gesellschafter und hat entsprechend auch keine Stimm- oder sonstigen Rechte. Die VSOP-Vereinbarung ist ein rein schuldrechtlicher Vertrag. Die praktische Ausgestaltung von ESOP und VSOP obliegt Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Üblicherweise wird vereinbart, dass der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum weitere Anteile erhält, wenn er im Unternehmen bleibt - bis zu einer gewissen Grenze.

What are the advantages of a VSOP (i.e. virtual shares)?

Die Vorteile des VSOP liegen vor allem in dessen Implementierung und Verwaltung. Es bedarf für die Ausgabe von virtuellen Anteilen keinen Notarbesuch. Auch bedarf es keiner Änderung im Handelsregister. Der Arbeitgeber verpflichtet sich lediglich per Vertrag, dem Mitarbeiter einen prozentualen Anteil “X” an eventuellen Gewinnen oder Exit-Erlösen auszuzahlen. Änderungen der virtuellen Beteiligungsquote sind ebenfalls problemlos durch einen simplen Vertrag bzw. eine Nachtragsvereinbarung möglich.

What are "Hurdle Shares"?

Hurdle Shares (engl. für “Anteile mit Hürde”) sind Anteile, die den grundsätzlich steuerpflichtigen geldwerten Vorteil vertraglich reduzieren. Die Anteile werden dabei vertraglich mit entsprechenden Nachteilen (meist im Wege einer sog. negativen Liquidationspräferenz) versehen, welche die Anteile erst einmal wirtschaftlich (und somit steuerlich) “wertlos” bzw. “wertreduziert” stellen. Hintergrund ist meist die Vermeidung steuerrechtlicher Nachteile aus der sog. Dry income-Problematik.

Questions about virtual shares

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What do the terms vesting and cliff mean?

Die Begriffe “Cliff” und “Vesting” spielen sowohl bei ESOPs als auch bei VSOPs eine wichtige Rolle: Der Cliff bezeichnet den Zeitpunkt, zu dem der Mitarbeiter erstmals die Option zum Kauf von Anteilen erhält bzw. Virtuelle Anteile erstmal unverfallbar (gevested) werden. Die “Klippe” kann beispielsweise nach einem Jahr im Unternehmen erreicht sein. Beim “Vesting-Zeitraum” handelt es sich um die Zeitperiode, in dem die Anteile unverfallbar werden, wenn er zu bestimmten Stichtagen noch im Unternehmen arbeitet. Beispiel: Cliff-Zeitraum ein Jahr, Vesting-Zeitraum drei Jahre. Nach einem Jahr erhält der Mitarbeiter ein Prozent am Unternehmen bzw. die entsprechenden Anteile werden unverfallbar. Nach dem zweiten Jahr sind es zwei, nach dem dritten Jahr drei Prozent. Scheidet der Arbeitnehmer vor dem ersten Jahr aus, hat er den Cliff nicht erreicht und damit keinen Anspruch auf Optionen bzw. seine Anteile verfallen.

How and when are virtual shares taxed?

Virtual shares are not subject to taxation as remuneration in kind if they accrue to the employee - because the virtual share itself does not yet constitute a pecuniary benefit, as it cannot be resold. Income from virtual shares, on the other hand, is always taxable wages and is treated like a bonus. They appear accordingly on the wage or salary statement. Capital gains cannot exist due to the very nature of the investment, as the employee does not hold any "shares in corporations". The Income Tax Act always presupposes a real participation. The tax burden for virtual shares only arises when the employee receives a financial inflow from the investment, i.e. when she receives a payment of distributions or exit proceeds.

What are the advantages of virtual shares?

In principle, virtual shareholdings are a valuable instrument for binding employees to your company and for incentivizing and motivating them. Furthermore, from the company's point of view, they allow for a flexibilization of personnel costs, analogous to bonus payments, as they are only incurred in the event of success. In this way, fixed costs can be kept low. Due to their characteristics, virtual shareholdings can be used at short notice, without bureaucracy and flexibly, since they do not require any complex processes under company law do not require notarization and thus do not need to go to a notary ("flexibility and dynamics of private-written implementation") can be used immediately and individually From an economic point of view, they are advantageous because they there is no outflow of financial resources from the company when the virtual shareholding is allocated ("financing function") they are not taxed at the time of allocation, but only at the time of exit, and can therefore be used in a tax-neutral manner in all phases of the company (including later phases) ("tax neutrality at the time of allocation") do not cause any costs for additional employees can be implemented immediately and individually allow flexible retention of beneficiaries through vesting arrangements ("corrective and control element of corporate loyalty")

Do I need the consent of my shareholders to issue virtual shares?

The initial set-up of a virtual share ownership program (= VSOP) requires the consent of your shareholders. Depending on the wording of the contract and any internal requirements of the company, consent may not be required for the subsequent distribution of virtual shares to individual beneficiaries. This depends on the wording in the VSOP contract.

How can virtual shares be allocated?

Virtual shares can be issued either through an individual contract or a "Virtual Stock Option Plan" (= VSOP). The VSOP represents the framework for the virtual shares of a company for all beneficiaries. Based on the VSOP, individual subscription certificates (= allocation agreements) are issued for individual beneficiaries, which define the respective details with the beneficiaries, for example the share amount or vesting period per employee*. Issuing this individual subscription form and thus the virtual shares for new beneficiaries is unbureaucratic and quick: all that is required is a signature under the 1-2 page document.

Who is responsible for issuing virtual shares?

The management of the company. The initial establishment of a virtual stock option plan requires the approval of the shareholders' meeting. Subsequently, as soon as the VSOP has been set up and permits it, the issue of individual shares can be carried out by the management without any problems or bureaucracy. In principle, this does not require a visit to a notary public or a shareholders' meeting. However, special requirements from the company's articles of association and any existing shareholders' agreements must always be taken into account. For the issue of virtual shares to new employees, it is only necessary to hand out a subscription form, which is signed by both parties, employee and management. This subscription form contains the corresponding conditions of the virtual shares.

When and how are claims from virtual shares asserted?

At the time of the occurrence of the defined events, for example in the case of an exit or a profit distribution actually resolved by the shareholders of the Company. Usually, the payment claim is asserted by means of an exercise declaration by the beneficiaries, unless this mechanism is already directly defined in the VSOP contract itself.

How is the value of the virtual shares defined?

Die Berechnung der konkreten Anspruchs der Begünstigten orientiert sich an der Wertdifferenz zwischen dem Basispreis im Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs und dem Wert der Geschäftsanteile bei Fälligkeit des Anspruchs. Somit wird sichergestellt, dass die Begünstigten nur vom Wertzuwachs der Gesellschaft ab Zeitpunkt ihres Einstieges profitieren. Von diesem Prinzip kann, so gewollt, allerdings auch abgewichen werden, indem ein Basiswert in Höhe des Nominalwertes der realen Geschäftsanteile der Gesellschaft definiert wird. In diesem Fall partizipieren die Begünstigten in voller Höhe des Anteilswertes.‍

What are virtual shares?

Über eine schuldrechtliche Vereinbarung („Virtual Stock Option Plan“, VSOP) werden die begünstigten Mitarbeiter oder Führungskräfte vermögensmäßig so gestellt, als wären sie mit einer vorab bestimmten Zahl von Geschäftsanteilen an dem Unternehmen beteiligt („virtuelle Beteiligung“). Im Ergebnis wird somit das identische wirtschaftliche Ergebnis erreicht, das aufwendige Stock Option Programme ebenso zum Ziel haben, dabei aber einen großen gesellschaftsrechtlichen Aufwand erfordern. Darüber hinaus bleibt die gesellschaftsrechtliche Position der Gründer bzw. Investoren unangetastet.

For whom are virtual shares suitable?

Virtuelle Anteile sind grundsätzlich für alle privaten, nicht börslich-gelisteten Unternehmen geeignet. Besonders für Start-ups, Klein- und Mittelständische Unternehmen sind sie ein wertvolles Mittel, Mitarbeiter zu gewinnen, langfristig zu halten und zu incentivieren.

Will beneficiary employees become shareholders?

Nein - sie sind lediglich wirtschaftlich mit Gesellschaftern vergleichbar. Ihnen werden allerdings keine gesellschaftsrechtlichen Rechte eingeräumt, d.h. sie sind bei Gesellschafterversammlungen weder teilnahme- noch stimmberechtigt.

What claims does the beneficiary have from the virtual shares?

The entitlements of the beneficiaries depend to a large extent on the structure of the VSOP ("Virtual Stock Option Plan"). In principle, the beneficiaries are entitled to payment from the Company. The standard case is an exit participation (participation in exit proceeds) in the event of the sale of the Company or a significant part thereof (change of control). In this case, the beneficiaries receive a fixed percentage of the exit proceeds. In addition, they can also participate in profit distributions analogous to the amount of their virtual shares or (optionally) also sell their virtual shares again as an exception (buy-out).

Questions about our offer

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Can you switch from the basic package to the all-inclusive package at a later date?

Ja. Sobald Sie weitere Klauseln in Ihrem Virtuellen Mitarbeiterbeteiligungsprogramm ("Virtual Stock Option Plan", "VSOP") aufnehmen möchten, können wir Ihr Programm analog des Rundum-Sorglos-Paketes erweitern. Dies erfordert lediglich ein Gespräch zur Klärung zusätzlicher Klauseln und Regelungen und die anschließende Überarbeitung Ihres Starter-Paketes.

Which package is right for you?

Dies hängt maßgeblich von der Situation Ihres Unternehmens, Ihren Bedürfnissen und Wünschen ab. Unser Basis-Paket ist die schnelle, kosteneffiziente Lösung für frühphasige Unternehmen ohne Fremdfinanzierung und mit geringem Umsatz. Dies regelt die essentiellen Themen um Ihre Mitarbeiter virtuell zu beteiligen. Sollten Sie bereits in einer fortgeschritteneren Phase sein oder Klauseln für Ihre Investoren und sonstige Gesellschafter benötigen, ist unser für Sie maßgeschneidertes Rundum-Sorglos-Paket die ideale Wahl. Erfahren Sie mehr und wählen Sie das passende Paket aus.